【正确答案】
(1)双向沟通是指有反馈的沟通,即信息发送者和接收者之间相互进行信息交流的沟通。所以,员工协调会是双向沟通。
双向沟通比较适合于下列几种情况:
①时间比较充裕,但问题比较棘手;
②下属对解决方案的接受程度至关重要;
③下属能提供有价值的信息和建议;
④上级习惯于双向沟通,并且能够有建设性地处理反馈意见。
(2)在一个组织中,沟通的作用主要表现在以下几个方面。
①沟通是保证决策科学的基本前提。
决策的依据是信息,科学的决策离不开及时、完整、准确的信息。领导者能否及时获取完整、准确的信息,关键在于沟通的效率。A公司定期举行协调会议、公开的讨论会、设立的意见箱、主管汇报会、员工大会等,能够及时、准确地搜集相关信息,为领导者决策提供了保障。
②沟通是改善人际关系的基本手段。
在公开讨论会上,管理人员与员工共同商讨问题;由总公司委派代表主持的员工代表大会,各部门负责人参加,就公司各方面问题及与员工有切身关系的问题进行交流讨论,这些都会使人际关系,包括公司与员工的关系、领导者与员工的关系、员工之间的关系得到改善。
③沟通是改变员工行为的重要方法。
良好的上下沟通,能够获得广大职工的理解、支持。A公司通过定期召开若干会议,与员工进行有效沟通,取得了员工的缺勤率低于3%、流动率低于12%、在同行业中更低的结果,由此体现出沟通是改变员工行为的重要方法。
④沟通是适应外部环境的重要途径。
通过沟通,组织可以从外界环境中获得生存和发展所需的信息。企业要想在市场经济中求生存、谋发展,就必须了解顾客的需要,遵循市场的规律,把握市场动态,才能生产出适销对路的产品。A公司通过成熟和完善的沟通系统,在内部设立意见箱,广泛征求员工的意见与建议,对合理化建议给予优厚奖励。通过员工的建议来了解并适应外部环境的需要,在整体经济环境不景气的情况下,公司的生产以每年平均10%以上的速度递增。