第四章

　　城市秘书性工作的内容包括：一是保管国王或大封建主对城市颁发的各种文件；二是组织操办城市市政长官与封建领主之间为了协调某些矛盾而召开的会议；三是为市政长官草拟城市管理中需要的各种文件、法规，如城市准则、城市商业法、社会事务管理的有关条例等；四是操办城市议会会务，草拟会议文件，作会议记录；五是办理市政日常公务。

　　当时秘书性工作的内容看，其职能作用已具备现代秘书工作的某些特点。

　　这一时期欧洲城市秘书性工作。就秘书工作的发展而言，它为欧洲古代官吏型秘书性工作向社会化职业化近现代秘书工作的发展，打下了基础。

　　王国政权的秘书性工作

　　如英王亨利一世（1100年~1135年在位）时期建立了中央管理机关——枢密院，设有专司财政的部门，也先后设立具有顾问咨询性质的御前会议，起着枢密院和更高法院的作用。国王腓力四世（1285~1314年在位）为取得反对罗马教廷斗争的胜利，于1302年首次召开了有高级骑士、世俗贵族、富裕市民代表参加的三级会议。它成为国王的咨询机关，也是国王同封建贵族、市民上层结成联盟的形式。

　　在英国，号称“末日审判书”形成过程中的全国性社会财产调查登记活动，是一次强化王权的有力举措，其中包含着规模空前的内容丰富的秘书性活动。14世纪，法国国王将文书档案专门存在的王宫教堂内，称为“宪典宝库”。“宪典宝库”的建立，一是说明法国国王为了强化王权对文书档案更加珍视；二是标志着政务的纷繁，秘书性工作有了进一步发展，产生了更多文件材料，集中保存国家文书档案也有了重大发展；三是“宪典宝库”的建立对法国国家秘书性人员保管和利用文书档案为国王行政提供服务，有了更为良好的基础性条件。

　　这一时期封建王国的秘书性工作具有以下特点：一是为强化王权服务的职能作用大为加强，秘书性工作的领域更为扩大，几乎所有王权运用的领域内，都伴有秘书性工作；二是秘书性工作的地位有所提高，文件档案作为王权的象征和标志，被视为黄金宝物由国家统一管理，并作为行使权力的依据和凭证，受到国王的高度重视；三是文书档案的保管更加机密，带有一定的神密性和不可接触性，一般不让参阅，珍藏在王宫或库房等与世隔绝的密室；四是王国的秘书性工作与教会的秘书性工作逐渐分离，国家的文件档案保存在教会的情况已不多见。

　　封建王朝的秘书性工作：

　　如秘书令（监），典尚书秦事，颁发敕令；中书省的中书监（中书令、中书侍郎、中书舍人等），起草文书，掌管经籍及秦事；门下省的待中，侍皇左右掌秦事；尚书省的尚书令，掌管文书事务及行政事务。

　　在这一历史时期，纸张正式成为公文的统一使用的载体。我国造纸术西汉早期已经发明，到东晋末年桓玄下令公文统一用纸张作载体，并为后世沿用。公文用纸张载体，是秘书发展史上的革命性进步。

　　从梁陈开始，文章有了“文”与“笔”之分。“笔”后来发展为应用文。就是公文形成有别于文学作品的简明务实庄重的文风的发端。隋设内书省，有内书舍人、通事舍人、内书侍郎等官吏，掌管草拟诏令、宣奏等事务；设门下省，有纳言等官吏，掌管诏令审核、驳正；设尚书省，有尚书丞及下属官吏，掌管收发、传令、承办文书等。

　　唐设中书省，有中书令、中书侍郎等官吏，掌管军国政令、参议政务及章奏文书等；设门下省，有侍书、侍郎、给事中等官吏，掌官出纳帝命、顾问应对、掌机密文件、审议公文、封驳诏命章奏等；设尚书省，有尚书仆射等官吏，掌管朝廷日常行政事务等；后又设翰林学士院，有翰林供奉、翰林承旨等官吏，掌管草拟制诏书敕，协理批答四方章表疏议等；设匦使院，有知匦使等官吏，处理信访事务，使下情上达等。地方政权还设有掌书、判书、孔目、主簿等书性吏员。

　　唐设政事堂，为三省集体办公议政之处。隋唐建立了以刑律为后盾的一套秘书工作的制度。

　　宋代的秘书工作制度又有所发展：一是一文一事制度已经在宋开始实行，强调“非一宗事者不得同为一状”，此制度一直为后世沿用。二是形成了“引黄、贴黄”制度，即上行文以黄纸上作补充说明，贴于文尾为贴黄；将内容摘要和日月写于黄纸，贴于文前封皮，为引黄。其目的是便于阅读易解，加速公文办理。三是诏令副署制度，即皇帝下诏前征求重臣意见，由大臣副署。四是公文誉写制度和传递公文改为军邮制度等。

　　宋代的档案工作也有所发展，设架阁库保存档案。南宋时还设有中央架阁总库，收藏全国重要档案史料。

　　元及明代前期的秘书性工作

　　元王朝吸取汉族统治者的经验，设有翰林兼国史院草拟皇帝诏令，下属有翻译机构、礼仪管理机构、文书驿传管理机构、档案管理机构等。明初官制沿袭元代，宫廷内设司礼监宦官秘书性机构。在文书工作方面，建立了公文草拟制度，整治了繁文之弊，对提高公文效率有着积极影响。

　　国家政权机构秘书性工作的异同

　　1、相同相似之处

　　一是秘书性工作的领域扩大。在这一时期英国进行了规模空前的全国社会财产调查登记活动，形成了“末日审判书”。从南宋绍熙元年（1190年）就开始编制土地登记籍册，并在松江编制鱼鳞图册。

　　2、不同之处

　　一是时间要素上的差异。二是空间要素上的差异。三是受宗教的影响程度不同。四是文书载体的不同。

　　城市秘书性工作的异同

　　1、相同相似之处，具体表现，一是在行政方面均要从事办文辅政的日常事务，充分行政长官的助手，二是均要办理涉及事务和外交文书。三是经济领域的秘书性工作增多。

　　2、不同之处

　　封建社会中期，中国与欧洲城市秘书性工作的不同之处，一是城市政务秘书性工作与封建国家的关系状态有所不同。因此，欧洲城市秘书性工作对封建王国具有相对的独立性。二是城市行政秘书性工作的交往渠道和方式有所不同。三是经济领域的秘书性工作专业化程度有所差异，四是秘书性工作与宗教的关系不同。

　　宗教秘书性工作的异同

　　1、相同相似之处

　　一是辅助对象和基本职能相似。二是内部事务方面相似。三是在指导思想上有相似之处。四是都要协助宗教首脑与官府往来。

　　2、不同之处

　　一是介入世俗社会生活的程度不同。二是介入世俗社会生活的方式不同。三是与封建国家政权的关系不同。