第八章

　　文书撰拟的异同

　　一、相同之处

　　1、任务性质相似

　　在中国，秘书被称为“秀才”、“笔杆子”，为组织领导者草拟各类文书是其更基本的工作任务之一。草拟文书的基本性质不是秘书个人意图或情绪的表达，而且作为组织和领导代表，表达的是组织和领导意图。

　　2、文书撰拟基本要求有相似之外

　　在秘书文书撰拟中，要求秘书要忠实地表达领导和组织意图。要通过法定的程序，运用规范的体式和程序，准确地进行表达。

　　在美国，除了要求秘书文件撰拟在内容上要准确外，也对运用正确的文书信涵格式、写作规范、表达语言、写作技巧上提出了较高的要求。

　　在英国，对秘书撰拟常用文书也提出了系统的要求，特别对草拟信函时，要对上司的指示作简明的笔记，要对表达的信息或要表达的、提出的问题做到心中有数。

　　在日本，要求秘书必须掌握草拟文本的知识和技能，具备熟练起草各类文书信函的本领。

　　3、文书撰似的基本程序有相似之处

　　美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分强调动笔前的准备工作，要由领导者交待文书的内容和行文的目的；更后要有领导者的认可和签署。可见，中国与西方秘书撰拟文书信函的过程中，都有领导者授意，领导者是决定者、立意人和更后审定人；秘书是服从者、表达领导意图者和写作过程的具体操作者。

　　二、不同之处

　　1、文书撰拟的传统影响的差异

　　特定用途和专门体式要求的文种，在行文规则上既有隶属关系间的沟通，又更多的是非隶属关系的横向沟通，具有一定的变通性。

　　2、文书撰拟的文体模式的差异

　　在美国，常用的文书类型有公务信函，英国常用的文书种类与美国大体相似，其中公务信函、各类报告、备忘录是经常和大量使用的文体。法国与德国等西方国家文书种类也大体与美英相似，以公务信函、报告书、备忘录等为经常大量使用的文种。

　　西方国家各国的文书语言风格也有差异，但总体来看，有诸多共同之处。特别在企业文书的语言风格上，除了强调简洁、明快外，十分注重在商务公共关系、联络感情、宣传效果、心理需要等方面的促销作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、风趣，以求取得读者的好感。

　　文书运行处理的异同

　　一、收文处理的异同

　　1、中国收文处理

　　收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。

　　①接收。②签收。③拆封。④清点。⑤分类。⑥收文登记。⑦摘要。⑧提要。⑨拟办。负责文件处理的秘书对收来文件提出初步的处理建议，供领导人在批办时参考。需要拟办的文件，一般是上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件；重要的机密文件等。⑩批抄。⑾批办。⑿传阅。⒀催办。⒁承办。⒂办复。需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关做出答复。它体现收文处理的更终结果。可用复函的方式。⒃办结。

　　2、美国收文处理

　　①进行初步分拣。②邮件拆封。③注明收件的日期和钟点。④进一步分拣。⑤阅读来件。⑥在登记簿上登记来件。

　　①分清邮件的种类。②开封要精细。③来件一定要登记在收信簿上。④要妥善处理来信的损毁问题。⑤注意必须回复的来件的处理。⑥要根据来件提供的有关信息，把要事记入行事表内。

　　5、收文处理异同分析

　　相同相似之处，一是收文处理都有系统有序的程序，每一程序的每个环节都规定了操作内容和要领；二是都有拆封、分类、登记、送领导者阅办等主要环节；三是收文处理中，秘书对封皮上标明“亲启”或“机密”的来件，在未经授权的情况下，都应交给收信人拆封；四是对拆封的来件，秘书都要阅读，以便进一步处理；五是中国负责办文的秘书要提出拟办的意见，美国秘书要在来件上标明重点和提请领导人注意人之处并准备阅办参考资料，日本秘书要在来件上作重点记号或对长文写出摘要等，可见中外秘书在收文处理中既要办理收文事务，又要对领导人阅办处理文件起到参谋辅助作用。六是秘书收文处理都建立了有关制度，都十分重视防止出现差错等等。

　　不同之处，一是在范围上存在差异。二是收文处理包含的内容上存在的差异。三是收文处理中秘书参谋辅助程序上的差异。四是领导者参与收文处理的程度不同。五是收文处理要求上存在差异。在上述差别，一是因为秘书工作的传统和体制不同；二是因为领导者对秘书工作的要求不同；三是对收文处理范围的划定方式不同。

　　1、中国发文处理。①决定发文和授意。②拟稿。③会签。主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字。④核稿。对文件草稿的审核。文件草稿在送交领导人更后审批签发之前，由机关办公厅（室）对文稿的内容、体式、语言表达等作全面的审核检查。核稿的目的是保证文件的质量。⑤送审。⑥签发。签发是文件形成的关键性环节。文件经过领导人核准签发后即已生效。签发人是代表发文组织行使权力的，对文件负有完全责任，应以高度责任感行使这一权力。⑦定稿。定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。⑧发文编号。⑨缮印。⑩校对⑾装订。⑿用印。⒀分装。⒁发文通知单。机关发文时填写的清单。收文机关可按照发文通知单核对所收到的文件，便于发现问题，及时与发文机关联系。⒂拣封。⒃检查。⒄装封。⒅封口。⒆投送。⒇发文收集整理。

　　2、美国发文处理

　　①准备好将要寄发的文件。②查对地址。③查对邮件标记。④查对签名。⑤查对附件。⑥查对副本标记。复写副本标记（CC）或副本标记（C）表明信件的副本发给何人，要仔细查对那些已经写好的地址。定期发出的私人信件的标记有复写副本（CC）和加发复写副本标记（BCC）的信封。

　　5、发文处理异同分析

　　相同相似之处：一是都有确定的程序。每套程序中的各个环节，都有具体的操作要求。二是中国和西方国家发文处理中都十分强调清理核查工作。三是都强调发文处理的规范性和完整性。四是都强调有领导人的签署。这是中外公务文书信函的法定程序，也是其是否具有合法性和有效性的关键。五是一般都有发文登记制度。

　　不同之处：一是中国高层领导机关发文时，与公文一同寄发发文通知单，以便收文方按发文通知单清点收文。西方国家一般没有此规定。二是在寄发文件信函的信封书写格式上，各国按自己的传统贯彻有着一定的区别。三是西方国家发文中往往使用一些标记符号。如美国使用了复印副本标记（CC）、副本标记（C）、加发复印副本标记（BCC）等，中国一般未使用这类标记。

　　文书立卷归档是文书处理的更后一个环节，文书立卷的范围的确定，一是要保证文书档案的齐全和完整；二是要保证文书档案的精确；三是要便于有效管理。

　　立卷归档的文件材料，主要是指在本机关主要职能活动中形成的文件材料，即已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料，包括会议文件、上级机关文件、本机关文件、下级机关文件、声像材料等。

　　归档的工作步骤，一是编制案卷的系统化存放号。二是案卷移交前检查验收。三是案卷移交归档，上一年度的案卷，一般在第二年1~2月份集中立卷，3月份全部移交归档。四是办理移交手续，包括验收、签字、连同案卷目录、检索目录一起移交。

　　档案的利用是以馆（室）藏档室信息资源为基础，档案的编研工作，是以馆藏档案为主要对象。文书档案的分类方法很多，美国常用的一是主题分类法，即按文件更重要的主题名称作为归档分类的首要因素，次要的主题作第二个因素，依此类推；二是按地区分类，以地域位置作为分类的更主要依据；三是与主题结合的分类，如“主题——数字”分类；四是由主题要点派生出来的“十进位制”分类法；五是按语音归档分类法；六是按年月日归档分类法等等。

　　美国文书档案归档，首先是要处理案卷。

　　4、日本秘书的文书档案工作

　　日本秘书收集处理文书档案：一是要根据本单位工作的需要，要讲求效率，当上司需要某种材料时，能够及时准确地提供；要集中管理本单位的文书档案，以供全体人员查阅，避免文书档案成为个人所有；要规范有序地进行整理，防止丢失或损坏；要有序地排列在文件档案柜中。二是要科学合理地分类。永久保存的档案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契约、特许证等；十年保存的文书档案是关系重大但可以再得的，如有关税务问题的文件资料、决算表等；三至五年保存的文书档案，是一般性的可以再得的文件档案材料；半年至一年保存的文书档案是到期可以毁掉的。三是要掌握文书归案处理的流程，要对文书资料进行选择，要进行分类；保管文书档案的重点是借出时使用者要办理有关手续，并使用指引卡，以防失散；保存文书档案的重点是确定保存期，在保存期内集中保管，充分发挥其作用。四是要正确使用有关用具，将文书档案有序地排列在装具中，分类贴出标签，以便利用。五是要掌握正确的分类方法，可以按笔划分类，按对象分类，按地区分类，按内容分类等等。六是要准确按规范操作，保持文书档案的整洁有序；七是要抓住要点，要按照法律要求和制度要求收集、整理、保管和使用档案文件材料。

　　中国与西方国家秘书文书档案工作的差异

　　①秘书文书档案工作的范围上有一定差异。②在文书档案的分类方式上存在一定差异。③在文书档案的保存方式上存在一定的差异。

　　3、英国秘书的资料工作

　　其必备的参考资料一般有以下几种：电话号码。街道姓名地址录。邮局指南。参考书。关于旅行的资料。名人的资历材料。

　　4、日本秘书的资料工作

　　配备有关参考书籍和资料外，特别强调要根据上司工作的需要，整理有关剪报。

　　差异之处体现在以下方面：

　　①侧重存在一定的差异。中国秘书除了购买必备的工具书、参考书外，更强调上级机关的方针、政策的收集整理，调查研究、各种会议中获取的实践中产生的资料的收集、整理，而且实践资料对中国秘书的价值更大。西方秘书侧重于出版物资料的收集和整理。

　　②为领导者服务要求上存在一定的差异。中国秘书的资料工作主要为领导的组织管理工作和行使其职权服务，也就是为领导者的公务服务。而西方国家秘书的资料工作，既为领导者的公务服务，也要为领导者的个人事务，即“私务”服务。如美国秘书要为其雇主的股票债券投资准备资料；西方秘书要为雇主的个人交际、个人纳税、个人消费等提供资料服务。中国秘书则一般不将这方面的资料服务纳入正式工作的范围。