公务文书，也就是通常所说的公文，是国家党政机关及其他法定社会组织在处理公务过程中使用的具有法定效力和规范体式的文字材料，是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。

　　公文有广义、狭义之说，广义的文是指国家机关、社会团体、企事业单位在行使职权、办理公务时所使用的文书。凡是公务活动中所使用的文书可统称为公文。既包括机关法定公文，也包括计划、总结、调查报告等事务性实用文种。狭义的公文专指法定公文，是党政机关用规范性文件的正式发布的实用文种，具有权威性和法定效力，一经发文机关制发，有关组织及个人必须严格遵守，不能违反。法定公文通常用套红的文件版头行文，因此又常被称为“红头文件”。

　　现行机关使用的法定公文一共有15种。根据2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，这 15种公文分别是：（一）决议、（二）决定、（三）命令（令）、（四）公报、（五）公告、（六）通告、（七）意见、（八）通知、（九）通报、（十）报告、（十一）请示、 （十二）批复、（十三）议案、（十四）函、（十五）纪要等。

　　《条例》对每种公文的适用范围都做了明确的规定，并限定了发文机关的资格和权限，要求发文单位应依照有关规定及公务性质正确选用文种，依法行文。在制发程序上，起草、审核、签发都要严格按规定运行，不可违规操作。2012年6月29日中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》国家标准（06/19704—2012）（以下简称《国标》）规定了党政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则，不仅适用于国家各级党政机关制发的公文，其他团体、单位的公文也可参照执行。《条例》、《国标》是机关公文写作规范的基本依据。