第十二章　办公室日常行政事务

　　1、理解办公用品管理的要求

　　答：合理计划，保证重点，厉行节约，加强保管，逐步改善。

　　2、秘书部门电话工作的主要内容是什么 

　　答：负责电话会议的文件管理和记录工作，负责通过电话授受的文件传抄和处理工作；负责领导交办的用电话传达的事务；负责承接上级单位的电话指示和通知、下级单位的电话请示和报告以及平级单位打来的属于协商工作的电话，并分别情况如实传达处理；负责处理秘书工作范畴的一切电话事务。

　　3、理解秘书电话工作的方法技巧 

　　答：做好电话记录；接电话要及时；应对用语要谦恭、得体；礼貌地核实对方姓名、身份和电话内容；正确处理寻找领导的电话（请领导来听电话，处理领导不在时寻找领导的电话，协助领导同时处理两个电话，给领导写电话留言条，处理领导正在开会或会客时电话事务）电话事务中要注意保密，正确处理打错的电话；礼貌地结束通话；技巧有准备要充分，提高通话率，通话时要口齿清楚，内容简明，重点突出；要考虑对方的受话环境，代领导打电话时应先找对方的秘书，向对方秘书简单说明通话目的后，再让对方的秘书去请他的领导来听电话，在对方领导没来之前，先把电话交给自己的领导，由领导亲自与对方领导通话；打国际电话时注意它的不同种类和自己的实际需要，还要注意时差和相应的费用问题。

　　4、理解秘书工作涉及的主要保密事项 

　　答：秘书工作中涉及的保密事项有：文件保密，会议保密，新闻报导和出版的保密，涉外工作的保密，领导活动的保密，各种信息资料的保密，机关文书档案的保密，电子计算机保密，电讯设备和通讯保密。

　　5、保密工作的特点和要求是什么 

　　答：保密工作的特点：保密工作的阶级性，保密工作的时间性，保密工作的范围性；保密工作的要求：健全保密制度，加强思想教育，健全保密机构，加强队伍建设，加强组织领导，做到专人专管，发展保密技术，促进保密现代化，指导有关企业管理好商业秘密，要依法管理国家秘密。

　　6、理解对秘书人员的保密要求 

　　答：秘书人员在领导者身边工作，接触机密多，保密任务重，他们不仅要做好自身的保密工作，还要协助领导者制订本单位的保密措施，进行保密教育和保密工作的检查，所以，对秘书人员便提出了更为严格的保密要求，主要是：不该说的话，绝对不说；不该问的秘密，绝对不问；不该看的保密文件，绝对不看；不准记录的机密，绝对不记录；不在非保密本上记录秘密事项；不在私人通信，特别是亲友谈话、通讯中涉及秘密事项；不在公共场合谈论秘密事项；不在公用电话、明码电报或普通邮件中，办理机要保密事项；不在不利于保密的地方存放秘密文件资料；一般不将秘密材料携出办公室。

　　7、理解用印制度和用印方法 

　　答：用印制度：秘书部门必须建立用印登记薄，登记内容包括用印时间、用印单位及经手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查考；加盖单位公章，要由单位领导人审核批准；加盖部门的印章，要由部门领导人审核批准，监印员凭领导人批准用印的签名和核准的人数，加盖印章并履行用印登记手续，但对一些日常事务工作须加盖印章，单位领导人可委托管理印章的秘书人员，具体掌握这方面的用章事宜；加盖印章应视文件的具体内容而进行，原则上，对重大的事项，多使用领导机关的公章，如某一方面的业务活动，多使用部门印章，能使用部门印章，就不要使用单位的印章；用印方法：加盖印章是使文件、材料生效的标志，所以印章要保持清洁，字迹清楚，印油均匀，使之清晰醒目，印章要端正，不要倾斜，更不能颠倒。

　　8、怎样妥善保管印章 

　　答：机关、单位的公章和领导人公务活动使用的个人名章，必须指定专人保管；保管公章和领导人名章，要有必要的防范设备，如配备保险柜等；监印员要认真做好印章的保管工作，每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁，不得擅自放在办公桌上，也不得把钥匙任意交给他人代开代用印；印章必须存放在办公室，监印员不能把印章携出办公室；节假日期间，值班人员要加强对印章保管处的保卫工作，防止印章被盗事故的发生。

　　9、值班工作的特点、职责和要求是什么 

　　答：值班工作的特点是：紧急性，综合性，过渡性； 值班工作的职责：承办领导者或管理者交办的紧急事宜；受理本单位的电话联系； 接洽联系工作的人员；接受并及时传递急文急电； 为编写大事记积累素材；值班工作的要求：掌握和积累各种基本情况，发挥信息枢纽作用；值班人员要熟悉一般业务分工情况；工作要认真负责，防止临时观点；做好值班记录，严格履行交接班手续；做好值班室的保密工作；做好节假日的安全保卫工作。

　　10、安排领导公务活动的原则与方法是什么 

　　答：安排领导公务活动的原则是：当分担，各就其宜；需要为准，尽量压缩； 社会活动，年长及德高望重者宜多安排；业务活动，第一线领导宜多安排；自愿为主，商谈为辅；原则性与灵活性相结合。其方法是：制定详细的活动计划；在有关部门间搞好协调；需要时查看现场。

　　11、理解安排专项领导活动的具体方法 

　　答：专项领导，领导包括领导检查工作，调查研究活动的安排，出发前了解领导外出的目的、任务、时间、方向和地点，进行必要的研究学习和准备，明确完成任务的措施；外出期间协助领导搞好调查研究，掌握尽可能丰富的信息资料，为事后编写汇报材料或调查研究报告做充分准备；领导集体视察活动的安排：针对领导即将进行的集体视察活动，首先要明确视察的目的、项目和指导思想，视察的对象和重点，视察的程序和时间安排及人员组成，要求被视察的单位提供哪些资料和情况，视察前需查阅什么文件资料等，明确问题后，迅速形成活动方案，方案获准后，拟订视察名单，通知开会；印发视察方案和日程安排；必要时依照领导意见划分小组，明确各组负责人、记录人，及其视察对象和范围，视察重点和基本程序；及时通知被视察单位，安排好膳食和交通；视察期间，秘书人员要分别将视察程序和时间安排通知到各被视察单位；检查落实被视察单位的准备工作，做好记录，收集有关信息资料，逐一掌握各视察小组的工作进度，按照领导部署，组织各小组间的信息通报会；视察后，组织视察工作总结会。

　　仪式活动的安排：由主办方主持，拟定出席人员名单；正式发出请柬，邀请有关客人出席；必要时向出席者印发仪式和程序安排；仪式开始要有简短的讲话和剪彩；安排参观介绍；更后举行简单招待酒会；本着突出象征意义、隆重而节俭的原则进行；节庆活动的安排：活动方式要灵活，注重细节创新；重在营造气氛，突出象征意义；户外活动要慎重选择场地，仔细查看现场；重大活动可请当地主要或有关领导人出席；讲话简短精彩，防止连篇套话；精心组织，注意安全，防止意外；必要时请当地有关媒体，配合宣传；崇尚节俭。纪念活动的安排：分清各有关单位或部门的任务和职责；制定完整活动计划，并将经筹备组领导审定的活动安排印发各领导和有关部门；活动工作人员分组开展工作；及时检查督促，协调各方；及时向活动筹备组或指挥部及其负责人汇报工作进展情况，对于发现的问题提出初步的处理意见，请领导定夺，协助做好活动的总结工作；提供活动纪要或报告的草稿，供活动的领导机构审定；庆功祝捷活动的安排：选择合适的会场，会场布置要能突出相应的气氛；代表要广泛，人员要坐满；主席台上人要多一些，相关各主要领导要尽量出席，要与受表彰者相间排列坐次，发将要播放音乐，烘托热烈气氛，视情况需要，安排献花活动；必要时，请新闻媒体配合宣传。