第七章　秘书部门的公文工作

　　1、理解公文及其基本含义

　　答：公文是法定机关和组织在公务活动中按照规定的格式，经过一定的处理程序制成的书面文字材料，是各级各类机关和组织处理工作的一种工具；其基本含义有：公文形成的主体是国家机关及其他社会组织；公文形成的条件是行使职权和实施管理，公文是具有法定效力与规范格式的文件材料；公文是输公务的重要工具之一

　　2、公文有何特点与作用？

　　答：公文的特点主要表现在：公文有法定的作者，公文有法定的权威，公文有特定的效用，公文有规范的体式，公文有规定的处理程序；公文的作用：领导与指导作用，行为规范作用，传递信息作用，公务联系作用，凭据记载作用。

　　3、理解公文的一般分类

　　答：按照公文的来源划分为对外文件，收来文件，内部文件；按公文的行文关系划分为上行文，平行文，下行文；按照公文的秘密程度和阅读范围划分秘密文件，普通文件和公布文件；按公文制发机关的性质和作用划分为法规文件、行政文件和党的文件；按公文内容的性质和特点划分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。

　　4、理解公文的文体特征及其构成要素

　　答：公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。兼用叙述、说明和议论三种表达方式，这是公文文体的主要特点，由于公文具有很强的政治性，政策性和现实效用性，所以公文运用应当做到准确、简明、庄重、得体、典雅；公文的构成要素：《国家行政机关公文处理办法》第十条规定，公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成；《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关书名、成文日期、印章、印发传送范围、主题词、抄送机关、印制版记组成；国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》规定的公文的构成要素中，特别强调了“公文管理标识。”

　　5、理解公文的文稿、文本及其作用

　　答：公文的文稿是指公文起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿，定稿，草稿是内容和文字表述还未成熟的原始稿件，定稿是指草稿经修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的更后完成的定性文稿，定稿是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本；公文的文本是同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本、试行本、暂行本，正本是已经签发的定稿制发的正式文本，盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，可以证实文件的效力，副本又称抄本，作用是主要代替正本供传阅、参考和备查使用，存本是留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，修订本是重新予以修改补充再行发布的文本，试行本，暂行本是制发文件内容还不十分成熟，必须经过一定时期的实践检验，再行修订时所使用的。

　　6、何谓公文的行文和行文关系

　　答：公文的行文是指一份文件从拟制到运转的整个过程；公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。

　　7、理解公文的行文方向、方式及行文规则

　　答：下行文分为三种方式：逐级下行文，多级下行文，直达基层组织或群众的下行文；上行文：逐级上行文，多级上行文，越级上行文；平行文应用范围十分广泛，可以在不分系统、级别、地区的党、政、军机关以及社会团体，企业，事业等单位之间使用；公文的行文规则有：注意隶属关系，尊重机关职权；大力精简文件，严格控制发文数量和范围，一般情况下，党政机关不得越级行文；牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后行文；行文必须正确确定主送机关和抄送机关；主送机关与公文名称相互呼应；一般来说，同级机关或部门可以联合行文；关于“请示”的行文问题；关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题；在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行，经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为公文依照执行，可不再行文。这种在报刊上发布的法规性公文，可由发文机关印制少量文本，以备查考。

　　8、何谓公文处理工作

　　答：公文处理工作就是围绕着公文的撰制、收发、办理与管理所做的工作。

　　9、怎样理解公文处理工作的特点与作用

　　答：公文处理工作的特点有政治性、时限性、机要性和规范性，政治性集中体现在它是整个国家机器正常运转的重要保证，还表现在提高机关工作效率的重要环节上；时限性表现在凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误，按规定时限办理；机要性表机在党政机关的公文许多都涉及国家政治、经济、军事等重要机密，一些科技文件的机密性也很强，做好保密工作，文件的机密性才能得以保障和实现；规范性是公文在形成、办理和管理的过程中，必须遵循统一的格式；公文处理工作的作用有助手作用，纽带作用，查考作用。

　　10、公文处理工作的原则与要求是什么？

　　答：公文处理工作的基本原则是：公文处理必须准确、及时、安全、保密，集中统一管理，实事求是，严格遵循行文机关要求和公文处理规定；其具体要求是公文处理必须准确而周密，确保质量，必须迅速而及时，注重时效，必须做到安全可靠，切实保密，必须加强集中统一管理，必须实事求是，遵规守纪，精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。

　　11、收文处理有哪些主要程序？

　　答：收文处理程序的主要环节有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。

　　12、发文处理有哪些主要程序

　　答：发文处理程序的主要环节有：拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等

　　13、理解公文写作的规程与注意事项

　　答：公文写作的基本规程：领导交代发文意图，确定发文的主旨和应当使用的文种，收集和选择所需的材料，拟写提纲，安排结构，落笔起草，拟写正文，修改润色，确定初稿；其注意事项有：公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定；拟写的文稿要达到如下要求：情况要确定，观点要明确，条理要清楚，文字要简练，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短；文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期应写明具体年、月、日；文稿中如引用某份公文，应当先引标题，后引发文字号；文稿中涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位；拟写文稿，用词要准确，用字要规范；公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。

　　14、对公文写作人员的修养有哪些要求

　　答：必须具备较好的政治品质；有一定的政策理论水平；熟悉业务和机关工作情况；有较宽的知识面；有扎实的语言文字功底。

　　公文写作人员加强自身休养的途径：不断完善自我，勇于创新，要博览群书，增长知识，经常深入实践，勤学苦练。

　　15、公文写作的特点与要求

　　答：公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意愿和愿望的写作活动，其特点有：被动写作，遵命性强，对象明确，针对性强；集思广益，群体性强；决策之作，政策性强；急迫之作，时限性强；讲究格式，规范性强；其基本要求是：要保证公文内容在政治上的正确性；要实事求是，在业务上符合客观规律；要特别注意文字表达；要规范体式与程序。